4. Kỳ lương ngoài lịch (off-cycle)

Thao tác nhanh

1. Run payroll → Off-cycle payroll → nhập period và pay date
2. Chọn tùy chọn (supplemental, benefits, deductions) → Create payroll
3. • Add employee → nhập earning → Preview → Submit
4. Nếu lỗi Payday invalid → ⚙ Settings → đổi Payday ≥ company start date

Tình huống

Thưởng riêng $1,000 cho Lan, ngoài lịch lương.

Bước 1: Tạo off-cycle

Hình: Tùy chọn off-cycle — ① 3 tùy chọn off-cycle · ② Create payroll

Run payroll → Off-cycle payroll. Khác với regular, phải tự nhập:

Trường	Đã nhập
Pay period start date *	01/10/2026
Pay period end date *	15/10/2026
Pay date *	23/10/2026
Pay frequency	(trống = theo công ty), ảnh hưởng cách tính thuế
Funding bank account	Checking 1234
☑ Tax all earnings as supplemental earnings	Tính thuế thưởng theo mức supplemental
☐ Apply benefits	Có trừ phúc lợi không (mặc định không)
☐ Apply post-tax deductions	Có trừ khấu trừ sau thuế không (mặc định không)

Ba ô tick này tương ứng off_cycle_options trong API.

Bước 2: Thêm nhân viên

Hình: Thêm Lan, chọn earning Bonus

Off-cycle bắt đầu trống. Bấm + Add employee → Lan Demo, earning Bonus $1,000.

Bước 3: Preview

Hình: Preview: net $910.50, cash requirement $198

Hình: Tab Taxes: Federal Income Tax = $0

• Net pay: $910.50
• Thuế NV: SS $62 + Medicare $14.50 + CA SDI $13 = $89.50
• Federal Income Tax và CA State Tax: $0 (xem câu hỏi mở bên dưới)
• Cash requirement: $198 (chỉ thuế, vì Lan trả Manual)
• Approval deadline = payday vì payroll toàn bộ Manual

Bước 4: Submit và gặp lỗi

Hình: Lỗi Payday invalid — ① thông báo lỗi Payday invalid

Hình: Hộp Settings để đổi payday — ① sửa Payday · ② Save

Hình: Sau khi sửa: approval deadline = payday

Payday invalid

“Payroll payday is before company start date”

Company Start Date = 29/10/2026 (xem Company info). Payday 23/10 < 29/10 nên bị từ chối.

Cách sửa: bấm ⚙ (Settings của payroll) và đổi Payday → 30/10/2026. Hộp Settings có:

• Processing Period (Two day)
• Payday: chỉ được chọn hôm nay nếu toàn bộ trả manual
• Funding bank account

Preview lại rồi Submit, trạng thái Pending.

Khi nào dùng off-cycle

• Thưởng, hoa hồng giữa kỳ
• Lương cuối khi nghỉ việc
• Trả bù khoản bị sót
• Khoản cho nhà thầu ngoài lịch (xem kịch bản 5)
• Trả kỳ lương mới khi kỳ regular của lịch đã dùng

Câu hỏi mở

Dù đã tick supplemental, thưởng off-cycle hiển thị Federal Income Tax = $0, trong khi kỳ regular của Lan có trích FIT. Nguyên nhân chưa xác định (có thể do sandbox, hoặc do ngày hiệu lực W-4). Cần hỏi Check hoặc kiểm tra bằng API GET /payrolls/{id}?include_items=true.