1. Chuẩn bị nhân viên

Mục tiêu

Tạo nhân viên Lan Demo (thợ nail, lương giờ $20) để dùng cho các kịch bản sau.

Bước 1: Thêm nhân viên

Hình: Điền form Add employee

Hình: Lan Demo được tạo, Needs attention

Employees → Add employee. Form gồm:

Trường	Đã nhập	Ghi chú
First / Last name	Lan / Demo	Last name bắt buộc
Email	lan.demo@example.com	Dùng cho onboard link và W-2 điện tử
Social Security Number	(để trống)	Thiếu SSN thì onboard = Needs attention (không chặn trong sandbox)
Date of birth	20/05/1995
Start date	01/10/2026
Payment method	Manual	Trả séc giấy hoặc tiền mặt, không cần tài khoản ngân hàng. Lựa chọn khác: No preference, Direct Deposit
Workplaces	Arkansas (địa chỉ ở CA)	Nhân viên có 1 workplace thì nó tự là primary
Home residence	100 Demo St, San Francisco, CA	Ảnh hưởng thuế thu nhập bang
Is currently employed	✓
Provided W-2 electronic consent	☐	Đồng ý nhận W-2 điện tử

Kết quả: nhân viên xuất hiện với Onboard status = Needs attention.

Bước 2: Thêm mức lương (Earning rate)

Hình: Add earning rate: chọn Period

Hình: Kết quả

Vào nhân viên → tab Earning Rates → Add:

Name: Nail Tech - Hourly
Amount: 20
Period: Hourly (lựa chọn khác: Annually, Piece)

Bước 3: Khai W-4 (Withholdings)

Hình: Chọn Filing status cho W-4 2020

Tab Withholdings có 2 nhóm: Federal và California (theo bang của workplace/residence).

Federal:

Using 2020 W-4 = True (mở thêm các trường của W-4 mới)
Two jobs = False
Filing status = Single (lựa chọn khác: Married, Head of household, Non-resident alien)
Deductions, Other income, Dependents amount, Additional withholding: để trống = 0
Federal Exemptions: tick để miễn Federal Income Tax hoặc FICA (tick một loại FICA sẽ tick cả nhóm)

Bấm Save changes. Lưu ý: không sửa được effective date của setting đã có; chỉ thêm setting mới với ngày hiệu lực mới.

Các tab khác của một nhân viên

Tab	Nội dung
Employee Info	Thông tin, SSN, tài khoản ngân hàng, workplace, Generate Onboard Link, Mark Inactive, Delete
Earning Rates	Mức lương
Benefits	Phúc lợi đã gán
Withholdings	W-4 và form bang
Post-Tax Deductions	Khấu trừ sau thuế
Tax Documents	W-2, W-4 đã nộp
Paystubs	Phiếu lương các kỳ

Vì sao vẫn “Needs attention”?

Vì thiếu SSN. Trên production, cần SSN hợp lệ trước khi khai thuế, và báo cáo Invalid SSNs sẽ liệt kê nhân viên này. Cách đúng: gửi onboard link để nhân viên tự nhập SSN, W-4 và tài khoản ngân hàng.