Payroll setup (thiết lập lương)

Đường dẫn: /companies/{company_id}/payroll-setup

Nó là gì?

Phiên bản chi tiết của bước 1b. Complete company setup trên Company info. Trang này đặc biệt quan trọng khi công ty chuyển từ nhà cung cấp lương khác sang Check giữa năm (ví dụ từ Gusto, ADP, QuickBooks). Lý do: thuế ở Mỹ tính lũy kế theo năm, như mức trần Social Security hay FUTA, nên Check cần biết công ty đã trả bao nhiêu từ đầu năm.

Các bước trên trang

Hình: Trang Payroll setup

Phần đầu: 1a, 1b, 2

Giống trang Company info: thu thập dữ liệu, hoàn tất thiết lập, rồi gửi duyệt.

Company Setup → View Tax & Benefits Setup

Kiểm tra thuế của công ty đã đúng cho từng jurisdiction chưa. Xem thêm Taxes.

Employee Tax Setup → View Employee Tax Setup

Xác nhận mọi nhân viên đã làm trong năm (kể cả người đã nghỉ) được cấu hình đúng W-4 và form bang. Cấu hình sai sẽ khiến tính thuế sai.

Bước 3: Add Historical Payrolls (thêm kỳ lương lịch sử)

Nếu công ty đã trả lương trong năm nay ở hệ thống khác, nhập từng kỳ lương đó vào Check. Đây là các external payroll (managed = false): thuế đã do hệ thống cũ tính, Check chỉ ghi nhận.

• Kỳ có payday trước start_date: nhập dạng external payroll
• Kỳ có payday từ start_date trở đi: Check tự tính (managed payroll)

Bước 4: Audit Historical Payrolls (kiểm tra lịch sử)

Check tính lại từng kỳ lịch sử dựa trên dữ liệu bạn nhập để phát hiện sai lệch. Chọn kỳ lương theo thứ tự thời gian, bắt đầu từ payday đầu tiên của năm, rồi xem chi tiết kiểm tra ở bảng Payrolls / Audit Status.

Bước 5: Confirm Payroll Setup

Kiểm tra bảng tổng hợp:

• Company: tên, ID, onboard status, nút Generate Onboard Link
• Active Employees: tên, ID, onboard status từng người, nút Generate Onboard Link riêng, nút Assign benefits

Khi mọi thứ ổn, bấm Confirm and Submit.

Ví dụ Zodinet (sandbox)

• Company onboard: Complete
• 2 nhân viên active, đều Complete
• Payrolls lịch sử: 0, nghĩa là công ty mới, không có lịch sử, không cần bước 3–4

Lưu ý khi nhập lịch sử

• External payroll không dùng earning rate; nhập trực tiếp số tiền.
• Chỉ nhập thuế mà công ty có tax election (theo workplace).
• Nếu nhập taxable wages thì phải nhập cả taxable_wages và gross_taxable_wages cho mọi loại thuế.
• Child support garnishment phải được tạo trước.
• Nếu start_date không phải tháng 1, phải nhập xong lịch sử trước khi gửi duyệt.

API: POST /external_payrolls (bắt buộc: company, period_start, period_end, payday), component pay_history.